Российская Федерация
Иркутская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От _______________ № _______

Об утверждении инструкции 
по делопроизводству

В целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в Администрации Шелеховского муниципального района, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», ст.ст. 30, 31, 34, 35 Устава Шелеховского района:

1.	Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шелеховского муниципального района.
2. Отделу по контролю и делопроизводству Администрации Шелеховского муниципального района (Свиридова В.Д.):
1) ознакомить руководителей структурных подразделений Администрации Шелеховского муниципального района с настоящим распоряжением под роспись;
2) обеспечить организацию единой системы делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в Администрации Шелеховского муниципального района.
3.	Руководителям структурных подразделений Администрации Шелеховского муниципального района организовать изучение и обеспечить неукоснительное исполнение сотрудниками требований Инструкции по делопроизводству в Администрации Шелеховского муниципального района.
4. Признать утратившими силу:
1) распоряжение Мэра Шелеховского муниципального района от 25.01.2007 № 11-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству»;
2) распоряжение Администрации Шелеховского муниципального района от 19.10.2009 № 25-ра «О внесении изменений в Инструкцию  по делопроизводству в Администрации   Шелеховского муниципального района»;
3) распоряжение Администрации Шелеховского муниципального района от 29.02.2012 № 36-ра «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству». 
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Мэра района Краснова С.М.

Мэр Шелеховского 
муниципального района                                                                   М.Н. Модин

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Администрации 
Шелеховского муниципального района
от ______________ № ______

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Администрации Шелеховского муниципального района

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Шелеховского муниципального района (далее – Инструкция) разработана с учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
2. Настоящая Инструкция   устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Администрации Шелеховского муниципального района (далее – Администрация района) документов, обязательные для всех структурных подразделений Администрации района (далее – структурные подразделения). 
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами несекретного характера и независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Организация делопроизводства в Администрации района осуществляется с использованием Системы электронного документооборота «Дело» (далее – СЭД «Дело»).
Работа в СЭД «Дело» основывается на принципе однократности регистрации документа.
4. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа, а также обработка указанной информации осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией, по ведению кадрового делопроизводства распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
6. Организацию единой системы делопроизводства в Администрации района с применением автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство и контроль, за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет отдел по контролю и делопроизводству.
7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации района осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, определенными руководителями соответствующих структурных подразделений.
8. Ответственный за ведение делопроизводства: 
1) обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки;
2) информирует руководителя структурного подразделения и отдел по контролю и делопроизводству о состоянии исполнения документов;
3) осуществляет ознакомление сотрудников структурного подразделения с методическими документами по делопроизводству;
4) обеспечивает формирование исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел, подготовку дел к передаче в архивный отдел Администрации района.
9. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей или лиц, исполняющих их обязанности.
10. Сотрудники Администрации района несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 
Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения с настоящей Инструкцией под роспись.
При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или переводе имеющиеся у него на исполнении документы, по указанию руководителя структурного подразделения (заместителей Мэра Шелеховского муниципального района, курирующих соответствующую сферу – далее – заместители Мэра района) передаются другому сотруднику данного структурного подразделения.
При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения и представить письменное объяснение первому заместителю Мэра района.
11. Все подготовленные проекты документов до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями или должностными обязанностями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией. 
Передача документов, содержащих служебную информацию, их копий или проектов, третьим лицам не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
12. Взаимодействие с представителями  средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом по работе с общественностью и средствами массовой информации Администрации района в установленном порядке.

II. Термины и определения

13. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
«бланк документа» - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
«внутренний документ» - документ, подготовленный в Администрации Шелеховского муниципального района, не выходящий за ее пределы;
«входящий документ» - документ, поступивший в Администрацию Шелеховского муниципального района;
«дело» - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
«документ» - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«дубликат документа» - повторный экземпляр подлинника документа;
«заверенная копия документа» - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
«исходящий документ» - документ, отправляемый из Администрации района;
«контроль исполнения документов» - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
«копия документа» - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
«письмо» - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;
«поручение» - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
«регистрационная карточка документа (РК)» - регистрационно-учетная форма, в том числе в электронном виде, используемая для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля, создаваемая при регистрации документа с использованием СЭД «Дело»;
«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
«реквизит документа» - элемент оформления документа;
«сканирование документа» - получение электронного образа документа;
«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел,  с указанием сроков их хранения;
«официальный документ»- документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
«оформление документа» - проставление на документе необходимых реквизитов;
«электронный документ» - документ, информация которого представлена в электронной форме;
«электронный образ документа» - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
«электронный документооборот» - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);
«экспертиза ценности документов» - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;
«электронная подпись» - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
14. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

Ш. Правила оформления документов

1. Основные требования к подготовке и оформлению документов
	
15. Документы, создаваемые в Администрации района, оформляются, как правило, на бланках согласно Приложению 1 к настоящей Инструкции, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) (далее - листы формата А4) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
16. Изготовление иных бланков органов местного самоуправления Шелеховского района допускается в соответствии с муниципальными правовыми актами Шелеховского района (далее – правовые акты Шелеховского района). 
17. В органах местного самоуправления Шелеховского района применяются следующие виды бланков:
общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (решение Думы района, постановление Мэра района, постановление Администрации района, распоряжение Мэра района, распоряжение Администрации района, постановление председателя Думы района, распоряжение председателя Думы района, письмо Думы района, письмо Администрации района, распоряжение первого заместителя Мэра района, распоряжение заместителя Мэра района, распоряжение (приказ) руководителя структурного подразделения (юридического лица), служебная записка структурного подразделения).
Бланки документов должны использоваться строго по назначению.
18. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
19. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм – левое;
15 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
20. При подготовке документов необходимо применять текстовый редактор с возможностью работы с типом файлов doc, с использованием шрифтов:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14, приближенные к ним. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Текст документа печатается через 1 междустрочный интервал. 
21. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флангово (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
22. При подготовке документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. 
Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.
23. Состав реквизитов документов:
1)	герб Шелеховского муниципального района;
2)	наименование автора документа (организации, должности лица, структурного подразделения);
3)	справочные данные об организации;
4)	наименование вида документа (кроме писем);
5)	дата документа;
6)	регистрационный номер документа;
7)	ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
8)	место составления или издания документа;
9)	гриф ограничения доступа к документу;
10)	адресат;
11)	гриф утверждения документа;
12)	резолюция;
13)	сведения о порядковом номере заседания (для решений Думы Шелеховского муниципального района);
14)	заголовок к тексту;
15)	текст документа;
16)	отметка о наличии приложения;
17)	подпись;
18)	согласование (виза) документа;
19)	печать;
20)	отметка о заверении копии;
21)	отметка об исполнителе;
22)	отметка о поступлении документа;
23)	 номер проекта документа;
24)	отметка об электронной подписи;
25)	отметка о контроле;
26)	отметка о направлении документа в дело.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3. Оформление реквизитов документов

24. Герб Шелеховского района.
Герб воспроизводится на документах в соответствии с правовыми актами Шелеховского района.
25. Наименование автора документа (организации, должности лица, структурного подразделения).
Наименование автора документа (Дума Шелеховского муниципального района, Мэр района, Администрация района, структурное подразделение или должностное лицо) должно соответствовать  наименованию, закрепленному в соответствующих правовых актах Шелеховского района (Устав Шелеховского района, положения о структурных подразделениях и т.д.).
26. Справочные данные об авторе документа.
Справочные данные об авторе документа включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению автора документа (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
27. Наименование вида документа.
Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных Уставом Шелеховского района, Регламентом работы Администрации района, Регламентом Думы Шелеховского муниципального района, Положениями о структурных подразделениях Администрации района, иными правовыми актами Шелеховского района и настоящей Инструкцией.
28. Дата документа.
Датой документа является для: 
решений Думы Шелеховского муниципального района (далее – Дума района) – дата подписания их Мэром района и (или) председателем Думы района;
постановлений и распоряжений председателя Думы района – дата подписания их председателем Думы района;
постановлений и распоряжений Мэра района, постановлений и распоряжений Администрации района, распоряжений заместителей Мэра района и писем – дата подписания их Мэром района, заместителем Мэра района, иным должностным лицом, уполномоченным подписывать документ; 
справок, докладных записок – дата составления; 
акта, протокола – дата события (время составления или заседания).
Датой документа, требующего утверждения, является дата его утверждения. 
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если иной порядок не установлен настоящей Инструкцией.
Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и др.).
Документы, изданные двумя или более структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документов оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. 
Например: 18.03.2017
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 
20 мая 2017, 5 сентября 2017 года.
Даты и календарные сроки в тексте документа рекомендуется писать:
15 апреля 2017 года, в апреле 2017, но в 2017 году, план на 2017 год.
29. Регистрационный номер документа.
Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими структурными подразделениями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
30. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего  документа.
Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 
Например: на № ______ от ____________.
Этот реквизит размещается на бланке и должен заполняться при составлении письма-ответа.
31. Место составления или издания документа.
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а так же докладных, служебных записок и других внутренних информационно – справочных документов.  Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым  административно-территориальным делением, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 
Например: г. Шелехов.
32. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в правовых актах Администрации района. В состав грифа ограниченного доступа к документу входит ограниченная надпись «Для служебного пользования», которая может дополняться номером экземпляра документа.
Например: Для служебного пользования
Экз. № 2
33. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают после фамилии.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лица.
Реквизит адресата проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизита) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита адресата выравниваются по левому краю или центруются отдельно самой длинной строки.
Если документ направляется в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. 
Например:
Правительство Иркутской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Администрация Шелеховского муниципального района

При направлении документа конкретному должностному лицу название организации дается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. 
Например:
	ОАО «Иркутскслюда»
Начальнику отдела кадров

Маслову Н.А.	

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата. 
Например:     
	Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»

Лагутину Н.А.	

Перед фамилией должностного лица допускается употребление сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Например:
г-ну Маслову И.О.
г-же Масловой И.О.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. 
Например:
	Руководителям  органов Администрации
Шелеховского муниципального района	

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более, чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на его рассылку и на каждом документе указывается только один адресат или адрес оформляется обобщенно.
В составе реквизита адресат необходимо  указывать почтовый адрес. На почтовых отправлениях (на конвертах, бандеролях и пр.) элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. Реквизиты адреса пишутся в следующей последовательности:
	Иркутский Государственный 
университет

Ленина ул., д. 15
г. Иркутск, 665029
	
Сокращение «ул.» в адресе указывается после наименования улицы.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. 
Например:
	Образцову О.П.

Седова ул., д. 5, кв. 12,
г. Шелехов, Иркутской обл., 
666034	

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти, в органы местного самоуправления Шелеховского района, структурным подразделениям органов местного самоуправления, муниципальным организациям Шелеховского района. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах специалистами отдела по контролю и делопроизводству.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылке по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости указывается электронный адрес (номер телефона, факса).
Например:
Всероссийский научно – исследовательский 
институт документоведения
mail@sheladm.ru  

34. Утверждение документа.
Утверждение – особый вид удостоверения документа. Документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения. 
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При наличии в тексте постановления или распоряжения Мэра района, постановления или распоряжения Администрации района, распоряжения заместителя Мэра района, решения Думы района формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, перечень мероприятий и т.д.), гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия, прописными буквами), наименования вида правового акта, утверждающего документ, в творительном падеже, его даты и номера. 
Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки. Например:
	УТВЕРЖДЕНО
постановлением Мэра Шелеховского
муниципального района
от «___»___________№_________	

При утверждении документа в порядке единоначалия в гриф утверждения включается наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения.
Например:
	УТВЕРЖДАЮ
Мэр Шелеховского
муниципального района
__________________________
Подпись, инициалы и фамилия
«_____»__________________г.	

Допускается в грифе утверждения центрировать элементы относительно самой длинной строки. 
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Мэра района
__________________________
Подпись, инициалы и фамилия
«_____»__________________г.
35. Резолюция.
Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем, содержит поручение руководителя, в котором определяются структурные подразделения (сотрудники), ответственные за выполнение документа, характер и сроки его исполнения. 
Резолюция оформляется на документе на свободном месте первого листа документа и включает фамилию, инициалы имени и отчества исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату. 
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (специальном бланке).
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель. Если ответственный исполнитель специально не указан, им считается лицо, названное в резолюции первым. Он организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями ответов и предложений, готовит итоговый проект документа (завизированный остальными соисполнителями) и представляет его на подпись лицу, давшему поручение.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
36. Сведения о порядковом номере заседания (для решений Думы района).
Сведения о принятии решения Думы района отделяют от предыдущего реквизита 1 интервалом и оформляют следующим образом:
	Принято на 10-м заседании Думы	
От _______________ № _______	«___»_____________20__года	

37. Заголовок.
Заголовок к тексту должен быть кратким, правильно отражать содержание текста документа, согласовываться с наименованием вида документа. 
К документам, исполненным на бланке формата А4, дается заголовок (краткое содержание документа), который формулируется составителем документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем с текстом до 4-5 строк, телеграмм, телефонограмм, извещений, кратких сообщений и сопроводительных писем. 
Заголовок может отвечать на вопрос «О чем?», «О ком?» и начинаться с предлога «О» («Об»). 
Например: О проведении конкурса
Заголовок может отвечать на вопрос «Чего?», «Кого?». 
Например: Должностная инструкция главного специалиста
Точку в конце заголовка не ставят.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 междустрочный интервал
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
Выравнивание заголовка по левой границе поля либо по центру.
Расстояние от предыдущего реквизита документа до заголовка должно составлять 1 интервал, от заголовка до текста 1 интервал. Заголовок структурной единицы документа отделяется от текста 1 интервалом.
38. Отметка о контроле.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают словом или штампом «Контроль»  в правом верхнем углу документа.
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль.
39. Текст.
Текст является основной содержательной частью документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. Текст должен быть выровнен по ширине.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в виде «Таблица (номер)». Символ «№» перед номером не ставится. Нумерация выравнивается по правому краю.
Название таблицы следует помещать на следующей строке после нумерации,  выровненное по центру.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами.
При оформлении таблицы поля должны быть оформлены в соответствии с пунктом 19 настоящей Инструкции.  
Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1».
Графический материал - рисунки (схемы, диаграммы и т.п.), следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в виде «Рис. (номер)». Символ «№» перед номером не ставится. Нумерация помещается после рисунка и выравнивается по центру.
Название рисунка следует помещать на той же строке после нумерации. 
Рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами. Если в документе один рисунок, то он должен быть обозначен «Рис. 1».
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле, констатирующей) указывают причины, пояснения, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распорядительной или постановляющей) - решения, выводы, просьбы, предложения, поручения, рекомендации, сообщения. Текст может содержать одну заключительную (распорядительную, постановляющую) часть (например, распоряжение Мэра района - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения); 
Тексты уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и т.д. состоят из разделов, подразделов, подразделяемых на статьи, части, пункты и подпункты. Разделы, подразделы и статьи могут иметь самостоятельные заголовки. Разделы имеют порядковый номер и нумеруются римскими цифрами. Остальные составные части текста нумеруются арабскими цифрами. Нумерация по тексту документа сквозная. 
В случае, если документ (его составные части) состоит (состоят) из одной структурной единицы, указанная единица не нумеруется. 
Структурные единицы текста документа отделяются  друг от друга 1 междустрочным интервалом; 
В документах, авторами которых являются лица, действующие на принципах единоначалия (постановление и распоряжение Мэра района, распоряжения заместителей Мэра района и т.д.), текст излагается от первого лица единственного числа (предлагаю, прошу).
В документах, издаваемых коллегиально (решение Думы района, постановление Администрации района), текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решила).
В совместных документах текст излагают от третьего лица множественного числа (решили, приняли).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). 
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, их должностных лиц (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
от третьего лица единственного числа (Администрация района не возражает).
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. 
В заключении письма фраза «С уважением, …» не печатается.
При упоминании в тексте документа иных документов указываются их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
При наличии в тексте ссылки на сноску ее оформляют звездочкой или цифрой со скобкой. Нумерация ссылок делается арабскими цифрами. Нумерация – сквозная по всему документу. Текст сноски печатают через 1 междустрочный интервал в конце соответствующей страницы или после текста в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатают с прописной буквы. В конце текста сноски ставят точку. На одной странице не должно содержаться более 3 сносок; 
Преамбулы в решениях Думы района завершается словами «ДУМА РЕШИЛА:», постановлениях Мэра района - «ПОСТАНОВЛЯЮ:», постановлениях Администрации района - «ПОСТАНОВЛЯЕТ:», которые печатаются прописными буквами посередине страницы на расстоянии 1 интервала от преамбулы и 1 интервала до постановляющей части жирным шрифтом вразрядку.
Преамбула в распоряжениях Администрации района, распоряжениях Мэра района завершается знаком препинания «двоеточие» и отделяется от текста распорядительной  части 1 интервалом.
Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре изменяемого (дополняемого) правового акта.
В решениях Думы района и постановлениях Мэра района (Администрации района) и приложениях к ним рекомендуется писать полное наименование органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. В распоряжениях и иных служебных документах допускаются сокращенные наименования.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
45. Приложение.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» ниже через 1 междустрочный интервал дается ссылка на вид документа, его дату и регистрационный номер либо на наименование документа, к которому оформлено приложение. 
При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Символ «№» перед номером приложения не ставится. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки.
Например:
Приложение 1
к постановлению Мэра
Шелеховского муниципального района
от 05.06.2017  № 143-п

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского
муниципального района
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Листы приложения нумеруются совместно с основным документом (сквозная нумерация).
Подпись в приложении к муниципальному правовому акту Шелеховского района не ставится.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, указывается ниже текста документа от 0 положения табулятора по форме (за исключением муниципальных правовых актов Шелеховского района):
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если имеются приложения, не указанные в тексте документа, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров.
Например:
Приложение:1. Положение об отделе по контролю и делопроизводству на 5 л. в 1 экз.;
2. Инструкция о порядке регистрации документов на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. 
Например: 
Приложение: брошюра в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2017 года № 536 и приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения имеет следующее оформление: 
Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.
46. Подпись.
Подпись является реквизитом, придающим документу юридическую силу, и является обязательным реквизитом любого подлинного документа, в том числе справок и приложений. 
Подпись отделяется от текста 2 интервалами, печатается от 0 положения табулятора и выравнивается по ширине страницы. Инициалы и фамилия подписывающего лица печатаются у правой границы текстового поля.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
Если документ оформлен на специальном бланке данного должностного лица, органа местного самоуправления Шелеховского района, структурного подразделения, то в состав подписи входит только личная подпись и расшифровка подписи либо сокращенное наименование должности, личная подпись  и расшифровка.
Например:
						Личная подпись                      И.А. Иванов
либо
Начальник управления		Личная подпись                       И.А. Иванов
Если документ исполнен не на бланке или на бланке, не содержащем указание должности, структурного подразделения, то к перечисленным элементам реквизита добавляется полное наименование должности. 
Например:
Первый заместитель Мэра района 		Личная подпись	          И.А. Иванов;
Обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и гражданам подписываются Мэром района, заместителями Мэра района. По поручению и (или) по согласованию с Мэром района или заместителем Мэра района обращения к указанным лицам могут быть подписаны руководителем структурного подразделения.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей через 2 интервала.
При подписании документа лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.
Подпись должна соответствовать указанной в документе должности лица и его фамилии. Не допускается подписывать документы с проставлением предлога «за» или косой черты перед наименованием должности (исправления «и.о.», «заместитель» вносятся машинописным способом).
47. Согласование и виза документа.
Согласование проекта документа проводится в целях оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование документа может быть внутренним и внешним.
Внутреннее - оформляется в виде визы согласования документа, в том числе посредством использования СЭД «Дело» (далее – виза, согласование), в листе согласования, внешнее - в виде грифа согласования.
Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи и даты визы.        
Например:
Начальник отдела по контролю 
и делопроизводству              Личная подпись         Инициалы и фамилия
Дата 
При наличии замечаний (особые мнения и дополнения) к документу визу оформляют следующим образом:
Начальник 
правового управления        Личная подпись           Инициалы и фамилия 
Дата						  
Замечания прилагаются.
	Замечания, как правило, излагают на отдельном листе (бланке), подписывают и прилагают к документу.
Замечания к документу в СЭД «Дело» допустимо прикреплять отдельным файлом в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) при проставлении визы.
Для документа, подлинник которого остается в Администрации района или структурных подразделениях, внутреннее согласование оформляют на оборотной стороне листа подлинника документа, подписанного Мэром района, заместителями Мэра района, руководителями структурных подразделений. 
Для документа, подлинник которого отправляют из Администрации района или структурных подразделений, внутреннее согласование не оформляется.
В исключительных случаях возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием вида документа, к которому прилагается лист согласования. 
Например: Лист согласования к договору об оказании услуг по обучению.
Все страницы договоров, заключаемых от имени Администрации района, и приложения к ним, должны быть завизированы (парафированы) начальником правового управления Администрации района либо лицом его замещающим. 
Образец листа согласования с визами оформляется согласно Приложению 2 к настоящей Инструкции. 
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки.
Например:
	СОГЛАСОВАНО
Мэр Шелеховского 
муниципального района
__________ И.А. Иванов
«____» _______ 20___ г.
	
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
	СОГЛАСОВАНО
Письмо ОМВД России по Шелеховскому району
от 05.06.2017 №430-162	
 
или
 
	СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии
по наградам
от 05.06.2017 №10	

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления допускается проставлять:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
	Согласование осуществляется с соблюдением следующих правил:
	1) постановления, распоряжения Мэра района и Администрации района, решения Думы района – в порядке внутреннего согласования посредством СЭД «Дело» (лист согласования, в который включаются заместители Мэра района, руководители структурных подразделений и иные лица);
	2) служебные документы структурных подразделений на имя Мэра района, оформляемые по согласованию с заместителями Мэра района – в порядке внешнего согласования (гриф согласования);
3) служебные документы структурных подразделений на имя Мэра района, заместителей Мэра района, оформляемые по согласованию с руководителями структурных подразделений – внутренним согласованием (лист согласования, в который включаются руководители структурных подразделений). 
48. Оттиск печати.
Подписи должностных лиц на служебных документах и их копиях при необходимости заверяются печатью. При удостоверении подписи должностного лица печатью, ее оттиск проставляется не захватывая собственноручной подписи должностного лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» (Место печати).
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Проставление печатей и штампов на документах регламентируется Порядком учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле и бланков в Администрации района.
49. Отметка о заверении копии документа.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена.
Копии документов заверяются теми сотрудниками, у которых находится на хранении подлинник документа.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: 
«Копия верна»; 
должность лица, заверившего копию; 
личную подпись; 
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); 
дату заверения. 
Допускается копию документа заверять специальным штампом, изготовленным в порядке, установленном Администрацией района.
50. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. 
Например: 
Петров Иван Андреевич, отдел культуры, главный специалист, Petrov@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается данные основного исполнителя.
51. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Отметку о поступлении документа проставляют в правом нижнем углу документа.
Допускается отметку о поступлении документа проставлять специальным штампом, изготовленным в порядке, установленном Администрацией района.
52. Рассылка документа.
Рассылка документа в Администрации района осуществляется путем выбора лиц или структурных подразделений в РК.
Рассылка документа иным лицам и организациям осуществляется посредством почтового отправления, электронной почты либо передачи нарочно.
53. Номер и дата проекта документа.
Номер и дата создания проекта документа присваиваются при создании РКПД и указываются в листе согласования документа при переносе на бумажный носитель.
54. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Например:
            ┌──────────────────────────────────────────┐
            │Эмбле-      ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН             │
            │  ма      ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ            │
Наименование│органа                                    │
  должности │власти                                    │  Николаев Н.Н.
            │                                          │
            │  Сертификат 1а111ааа000000000011         │
            │  Владелец Николаев Николай Николаевич │
            │  Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │
            └──────────────────────────────────────────┘
55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Например:
В дело № 01-18 за 2017 год
Старший инспектор отдела по контролю и делопроизводству
Подпись             дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характеристике исполнения документа.

4. Особенности подготовки правовых актов Шелеховского района

57. При принятии правовых актов Шелеховского района должны быть последовательно исполнены следующие операции:
инициация  проекта; 
подготовка проекта (разработка текста документа);
согласование и корректировка проекта (при необходимости);
подготовка к подписанию проекта документа;
передача проекта документа на подпись (для утверждения);
регистрация документа;
тиражирование и рассылка документа, в том числе для опубликования (обнародования).
58. Проекты решений Думы района готовятся в соответствии с Порядком подготовки и представления документов для рассмотрения на заседаниях Думы района, утвержденным Администрацией района и в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации района.
59. Проекты распоряжений и постановлений Мэра района, распоряжений и постановлений Администрации района, распоряжений заместителей Мэра района готовятся в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации района.
60. Проекты решений Думы района, распоряжений и постановлений Мэра района, распоряжений и постановлений Администрации района, распоряжений заместителей Мэра района готовятся структурными подразделениями по направлениям своей деятельности во исполнение федерального и областного законодательства, правовых актов Шелеховского района, планов работы Администрации района и структурных подразделений, соответствующих поручений Мэра района, заместителей Мэра района, а также по собственной инициативе. 

5. Особенности подготовки и оформления  отдельных документов

61. Договоры (контракты, соглашения).
Порядок подготовки договоров, соглашений, контрактов, их заключения, подписания и контроля исполнения сторонами обязательств определяется муниципальным правовым актом Администрации района. 
Подписанные договоры, контракты, соглашения регистрируется и хранится в отделе по контролю и делопроизводству.
Соглашения о передаче отдельных полномочий, заключаемые между органами местного самоуправления Шелеховского района и поселениями, входящими в состав Шелеховского района, регистрируются и хранятся в отделе по контролю и делопроизводству Администрации района.
62. Служебные письма.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4.
Не следует текст письма начинать с названия структурного подразделения, т.к. письма оформляются на бланках, где уже обозначено их наименование.
Текст письма должен быть точным и ясным, понятным, что обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности.
Разновидности писем:
1) сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, протоколов, актов, информации, отчетов и т.д.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение.
Обязательным реквизитом делового письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом;
2) гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: Мэром района и главным бухгалтером Администрации района и удостоверяются печатью Администрации района;
3) письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, инициирование определенных действий. 
Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование не должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Например: «Просим Вас сообщить…»
«Просим Вас предоставить…»
«Обращаемся к Вам с просьбой о…»
просьба может содержаться и в других письмах; 
4) письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные правовые  акты, организационно-правовые документы;
5) письмо-ответ – письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. 
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. 
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.
Не следует ссылку на реквизиты поступившего письма включать в текст письма-ответа (На ваше письмо от ___________ №____ о …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда вносятся сведения об инициативном письме, оформляемого в соответствии с пунктом 35 настоящей Инструкции. Письмо ответ может начинаться словами: 
«Сообщаем Вам…»
«Извещаем Вас…»
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает либо порядок обжалования отказа для гражданина;
6) письмо-заявка – письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Заявка может составляться по унифицированной форме.
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.
«Просим Вас включить в состав группы для участия в…»
«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…»;
7) письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного - двух предложений.
«Сообщаем Вам, что…»
«Доводим до Вашего сведения, что…»
«Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;
8) информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов;
9) письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях). 
Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях;
10) письмо-напоминание – письмо, используемое в случаях, когда корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из его функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми корреспондент обязан предпринять определенные действия, и выполнить те или иные просьбы.
«Напоминаем Вам…»
«Вторично напоминаем Вам…» 
«Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
11) письмо-благодарность – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем;
м) письмо-поздравление – письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно - два предложения, так и достаточно развернутыми.
63. Докладные записки, служебные записки, справки и заключения  являются документами внутреннего служебного пользования, которые составляются по инициативе сотрудника или по заданию руководителя. 
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий либо документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. 
Заключение – документ, содержащий выводы по поставленным на разрешение вопросам правового, финансового и иного характера. 
При оформлении данных документов могут использоваться следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (если текст более 4-5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – визы.
Датой документа является дата составления.
Подписываются эти документы руководителями структурных подразделений, заместителями Мэра района.
64. Акт.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссиями.
Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей). В случае если акт утверждается оформляется гриф утверждения.
Датой акта является дата его составления.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, составляющие заключительную часть акта.
65. Протокол.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений.
Составляется протокол на основании черновых рукописных записей или диктофонных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников);
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи.
Датой протокола является дата события (совещания, заседания).
Регистрационный номер протокола – порядковый номер заседания в течение календарного года. Каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола.
Для информирования заинтересованных лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола;
Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем.
66. Отчеты и планы структурных подразделений.
Предусмотренные правовыми актами Мэра района и Администрации района отчеты и планы работы структурных подразделений оформляются согласно Приложению 3 к настоящей Инструкции.

IV. Организация документооборота

1.	Порядок приема и регистрации поступивших документов

67. Документы в Администрацию района доставляются, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи в форме электронного документа, нарочным.
68. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки корреспонденции, полнота и наличие вложенных в конверты документов.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности с уведомлением отправителя или возвращается отправителю с сопроводительным письмом.
В случае получения ненадлежащим образом оформленных документов (отсутствие в них подписи, приложений) они возвращаются отправителю с сопроводительным письмом, в котором указываются причины возврата.
69. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Нерегистрируемые документы:
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, акты и т.д.).
70. Вся документация, адресованная Мэру района и заместителям Мэра района, поступает в отдел по контролю и делопроизводству. 
71. В течение двух рабочих дней отдел по контролю и делопроизводству регистрирует входящую документацию и направляет ее для рассмотрения в соответствии с распределением обязанностей между Мэром района и заместителями Мэра района. 
72. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД «Дело», которой автоматически присваивается регистрационный номер.
73. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты) не сканируются. Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.
74. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).
75. Входящая документация по предоставлению муниципальных услуг регистрируется отделом по контролю и делопроизводству в сроки и в соответствии с требованиями, установленными административными регламентами.
76. Мэр района, заместители Мэра района на документе или бланке резолюций указывают должностных лиц, ответственных за исполнение документа или подлежащих ознакомлению с ним.
77. Документы с резолюциями и указаниями Мэра района, заместителей Мэра района возвращаются в отдел по контролю и делопроизводству для внесения сведений в РК и дальнейшего направления их по назначению.
После внесения в РК резолюции по исполнению документа и направления электронного образа документа посредством СЭД «Дело» ответственному исполнителю (соисполнителю), документ и резолюция считаются доведенными до сведения исполнителя.
78. Сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, получают оригиналы документов на бумажных носителях в отделе по контролю и делопроизводству не реже одного раза в день, а при необходимости – незамедлительно, расписываясь за них в реестре входящей корреспонденции.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им в копиях.
79. Ответственный исполнитель организует исполнение документа в установленные сроки, соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение.
80. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2. Порядок подготовки и отправки исходящей корреспонденции

81. Ответственность за составление и оформление исходящего документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа возлагается на структурное подразделение – ответственного исполнителя документа.
82. До представления на подпись Мэру района, заместителям Мэра района исполнитель проверяет правильность оформления РКПД и документа на бумажном носителе, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки, связок с РК.
Согласование проекта документа производится в электронном виде в СЭД «Дело».
Документы, представляемые на подпись Мэру району, заместителям Мэра района, должны иметь временный регистрационный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД «Дело». 
В РК исполнителем заполняются поля обязательные для заполнения.
Подготовленные на подпись Мэру района, заместителям Мэра района исходящие документы с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, иных заинтересованных лиц, со всеми приложениями передаются в отдел по контролю и делопроизводству.
Все визы оформляются в соответствии с пунктом 47 настоящей Инструкции.
83. Документы, подписанные Мэром района, заместителями Мэра района регистрируются в отделе по контролю и делопроизводству.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. 
84. При регистрации сотрудниками отдела по контролю и делопроизводству проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью Мэра района, заместителя Мэра района сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК.
Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителю.
Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются в СЭД «Дело» автоматически и с РК переносятся на документ сотрудником отдела по контролю и делопроизводству. 
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД «Дело» в целях учета, поиска, хранения и использования документов.
85. Исходящие документы готовятся в двух экземплярах, а если более 1 адресата – по их количеству. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр, завизированный исполнителем и заинтересованными лицами, с копиями сопутствующих материалов остается в отделе по контролю и делопроизводству и помещается в дело в соответствии с номенклатурой.
Исходящие документы, адресованные главам муниципальных образований, входящих в состав Шелеховского района готовятся каждому поименно.
Подготовленная исходящая корреспонденция в зависимости от значимости документа, определяемой руководителем структурного подразделения, отправляется простой или заказной почтой.
Право подписи исходящих документов на бланках Администрации района имеют Мэр района, заместители Мэра района.

3. Порядок приема и отправки телефонограмм, 
факсограмм и корреспонденции по электронной почте

86. Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.
Прием телефонограммы осуществляется секретарем Мэра района, с указанием даты и регистрационного номера телефонограммы, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема текста, должности и фамилии принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. 
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы Мэром района, заместителями Мэра района и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.
Телефонограмма в Администрации района оформляется как исходящий документ, подписывается соответствующим должностным лицом в единственном экземпляре.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
87. Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке, как обычный исходящий документ, подписывается соответствующими должностными лицами.
Подлежащий передаче материал регистрируется в отделе по контролю и делопроизводству в СЭД «Дело». Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов.
88. Исходящая служебная информация, отправляемая по электронной почте, оформляется как исходящий документ, подписывается соответствующими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и передается электронной копией.
Передаваемый документ должен содержать адресные данные получателя (куда, кому), данные отправителя (от кого). Документ регистрируется в СЭД «Дело».
Входящая корреспонденция, получаемая по электронной почте, переносится на бумажный носитель, регистрируется в СЭД «Дело» и после регистрации направляется соответствующим должностным лицам. 

V. Порядок организации работ при подготовке и регистрации правовых актов с использованием СЭД «Дело»

1. Подготовка проектов правовых актов

89. Все работы по подготовке, согласованию и регистрации муниципальных правовых актов Шелеховского (далее – правовые акты) ведутся с использованием СЭД «Дело».
Работы при подготовке и регистрации правовых актов в Администрации района ведутся в соответствии с настоящей Инструкцией и руководством пользователя СЭД «Дело».
90. Для создания РКПД, используются утвержденные настоящей Инструкцией бланки документов.
При создании РКПД необходимо:
открыть РКПД нужной группы;
ввести обязательную информацию:
исполнителя (лицо, подготовившее проект);
содержание документа (в строгом соответствии с наименованием, указанным в документе);
адресат (рассылка), кому документ должен быть направлен после подписания для работы, для сведения либо контроля;
прикрепить файл проекта документа – электронный образ документа (при создании новой версии РКПД, предыдущий файл подлежит обязательному удалению);
выстроить список визирующих лиц;
добавить подпись (должностное лицо, подписывающее документ).
91. Для работы с проектами документов используются следующие папки кабинетов в СЭД «Дело»:
«Управление проектами» – содержит перечень РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;
«На визировании» – в эту папку поступают РКПД, присланные на визирование владельцам данного кабинета;
«На подписи» – в эту папку поступают РКПД, присланные на утверждение владельцам данного кабинета.
92. Проекты правовых актов создаются исполнителями на рабочих местах сотрудников Администрации района только при использовании текстового редактора с возможностью работы с типом файлов doс, на котором установлена СЭД «Дело».
93. Для начала работы с документом необходимо пройти авторизацию в СЭД «Дело». Имя пользователя и пароль для работы в СЭД «Дело» устанавливает системный администратор СЭД «Дело». Сотрудникам Администрации района запрещается передавать кому-либо личный пароль для работы в СЭД «Дело».
94. Отправка РКПД на визирование осуществляется поочередно всем должностным лицам, которые должны завизировать РКПД в соответствии с её содержанием.
При наличии внешних визирующих лиц (руководители предприятий, учреждений, организаций) визирование проекта документа осуществляется на бумажном носителе после получения положительной визы должностных лиц Администрации района. 
После получения визы внешних визирующих лиц исполнитель возвращает проект документа в отдел по контролю и делопроизводству для предоставления его на подпись Мэру района, заместителям Мэра района.
95. При несогласии с проектом документа визирующие лица выбирают в РКПД одну из виз (не согласен, согласен с замечаниями) и излагают свои замечания в примечании либо путем прикрепления своего файла проекта документа в РКПД.
96. В РКПД указывается перечень должностных лиц, структурных подразделений, организаций, которым надлежит его разослать (адресат). 
Ответственность за полноту и целесообразность рассылки несет исполнитель документа, определивший перечень получателей.
97. При внесении изменений, дополнений в ранее принятые правовые акты Администрации района или их отмене (утрате силы), исполнитель присоединяет этот документ в виде связки к РКПД проекта документа, послужившего основанием для указанных действий.
98. После получения положительной визы в электронном виде от всех визирующих лиц, проект документа распечатывается исполнителем и передается в отдел по контролю и делопроизводству для передачи на подпись Мэру района, заместителям Мэра района. 

2. Регистрация и рассылка правовых актов Шелеховского района

99. Подписанные Мэром района, заместителями Мэра района документы возвращаются в отдел по контролю и делопроизводству для их дальнейшей регистрации и сканирования подписанного документа.
100. РК правового акта содержит следующие, обязательные к заполнению, атрибуты:
дата принятия (подписания);
регистрационный номер;
вид документа;
наименование документа;
исполнитель;
рассылка;
подпись;
опубликование (обнародование) в установленных случаях.
101. Правовые акты регистрируются с раздельной по видам документов нумерацией при использовании буквенных индексов:
для постановлений Мэра района – пм (например, 23-пм);
для постановлений Администрации района – па (например, 23-па);
для распоряжений Мэра района – рм (например, 23-рм);
для распоряжений Администрации района – ра (например, 23-ра);
для распоряжений заместителей Мэра района – рз (например, 23-рз);
для решений Думы района – рд (например, 23-рд).
102. После регистрации муниципального правового акта, отдел по контролю и делопроизводству осуществляет обработку правовых актов подлежащих опубликованию (обнародованию) и размещению на официальном сайте Администрации района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и передает их соответственно в газету «Шелеховский вестник» (или) в отдел информационных технологий (при указании на это в тексте муниципального правового акта).
Сотрудники отдела по контролю и делопроизводству не несут ответственность за полноту направленной для опубликования информации.
103. После опубликования (обнародования) правового акта отдел по контролю и делопроизводству ставит соответствующую отметку о дате и месте опубликования (обнародования) на оригинале правового акта и вносит соответствующую информацию в РК.
104. Копии зарегистрированных правовых актов заверяются печатью и рассылаются адресатам не позднее 3-х дней после их подписания.
Дополнительная выдача копий подписанных правовых актов допускается только по указанию (разрешению) Мэра района или заместителей Мэра района, о чем делаются дополнительные записи на подлинниках с указанием даты и фамилии лица, внесшего предложение о дополнительной рассылке документа.
105. При внесении изменений в ранее принятые правовые акты или их отмене, утрате силы отдел по контролю и делопроизводству производит в подлинном экземпляре ранее принятого правового акта отметку об этом с указанием реквизитов вновь принятого документа. Указанные сведения вносятся в РК документа в СЭД «Дело».
Правовое акты, изменяющие ранее принятые, направляются лицам, которым они рассылались. Если подлинник документа находится на хранении в архивном отделе Администрации района, экземпляр направляется в архивный отдел Администрации района.
106. Исполнитель, подготовивший документ, несет ответственность за соответствие электронной версии правового акта его бумажному оригиналу. 
Отдел по контролю и делопроизводству осуществляет контроль правильности оформления правового акта, комплектности правового акта иных обязательных требований в соответствии с настоящей Инструкцией.
107. Подлинники правовых актов хранятся в течение 5 лет в отделе по контролю и делопроизводству, в отделе по работе с представительными органами, затем передаются на постоянное хранение в архивный отдел в установленном порядке.

3. Актуализация правовых актов

108. При внесении изменений в правовые акты исполнитель одновременно с подготовкой соответствующего правового акта готовит полнотекстовую редакцию первоначального правового акта с учетом всех предлагаемых изменений. 
Полнотекстовая редакция готовится без использования СЭД «Дело».
Полнотекстовая редакция правового акта должна содержать пояснения о редакции документа (реквизиты акта (актов), внесших в него изменения) в целом и каждой его структурной единицы при наличии соответствующих изменений.
109. В течение 5-ти дней с даты регистрации правового акта о внесении изменений исполнитель по согласованию с правовым управлением, прикрепляет полнотекстовую редакцию правового акта к РК зарегистрированного документа в СЭД «Дело».

VI. Организация контроля исполнения служебных документов

1. Общие принципы контроля

110. Контроль состоит из осуществляемых отделом по контролю и делопроизводству и другими структурными подразделениями процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Администрации района.
Контроль включает в себя постановку на контроль, мониторинг исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Мэра района, заместителей Мэра района о состоянии исполнения документов.
111. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, по которым даны конкретные поручения Мэра района, заместителей Мэра района.
112. Право постановки документа на контроль в Администрации района имеют: Мэр района, заместители Мэра района. 
В структурных подразделениях – их руководители. 
113. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений Мэра района, постановлений и распоряжений Администрации района осуществляется, как правило, лицом, которому это поручено в самом документе, либо лицом, указанным в резолюции первым.
114. Общий контроль за исполнением служебных документов в Администрации района осуществляет отдел по контролю и делопроизводству, имеющий право запроса информации об исполнении документа у любого исполнителя.

2. Постановка на контроль и сроки исполнения документов

115. Постановка документа на контроль осуществляется при внесении резолюций Мэра района, заместителей Мэра района в РК документа в СЭД «Дело».
116. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: 
внутренние - с даты подписания (утверждения) документа или опубликования в средствах массовой информации; 
поступившие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и обращения граждан - с даты их поступления.
117. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно, безотлагательно» - исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца. 
118. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
119. Дата исполнения указывается в резолюции Мэра района, либо заместителя Мэра района и фиксируется в РК в СЭД «Дело». Если сроки не указаны, то дата исполнения определяется в соответствии с установленными Регламентом работы Администрации сроками рассмотрения документов.
120. При необходимости изменения срока исполнения документа, ответственный исполнитель представляет на имя Мэра района либо заместителя Мэра района, давшего поручение, мотивированную письменную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока и передает с резолюцией в отдел по контролю и делопроизводству для продления срока исполнения.
121. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку, а также при внесении отчетной записи и даты в РК исполнителем и руководителем структурного подразделения, и связывании с необходимыми документами (при наличии).
122. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, еженедельно осуществляет контроль за исполнением документов структурного подразделения.
123. Отдел по контролю и делопроизводству еженедельно готовит Мэру района и заместителям Мэра района информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

VII. Порядок составления номенклатуры дел, 
учета и хранения документов

1. Составление номенклатуры дел

124. Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, ведущихся в Администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
125. Номенклатура дел утверждается Администрацией района для структурных подразделений, не наделенных правом юридического лица.
Номенклатура дел разрабатывается структурными подразделениями и подается в отдел по контролю и делопроизводству для подготовки единой (сводной) номенклатуры дел.
Номенклатура дел структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, утверждается руководителями соответствующих структурных подразделений по согласованию с архивным отделом Администрации района и отделом по контролю и делопроизводству.
126. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Администрации района за прошлые годы, а также изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Администрации района, их виды и состав.
127. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации района.
128. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия его структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. 
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
129. После утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
130. Графы номенклатуры дел, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения; индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, соглашения и т.д.);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей 
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню.
В графе 5 «Примечание» комментируются и уточняются сроки хранения документов, проставляются отметки о формировании дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
131. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения сформированных в течение года новых дел.
132. По окончании календарного года начальник отдела по контролю и делопроизводству делает в номенклатуре дел итоговую запись о количестве сформированных дел.
133. Утвержденная номенклатура дел может вводиться и храниться в компьютерной базе данных для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях, переработки.
134. Отдел по контролю и делопроизводству осуществляет контроль за внедрением номенклатуры дел в делопроизводство структурных подразделений.

2. Формирование дел 

135. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Администрации района формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Ответственность за формирование дел несут исполнители и лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
Контроль за правильным формированием дел в Администрации района осуществляется отделом по контролю и делопроизводству и архивным отделом.
136. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.
137. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Постановления и распоряжения Мэра района, постановления и распоряжения Администрации района, заместителей Мэра района и решения Думы района группируются раздельно, в хронологическом порядке по номерам за календарный год, с относящимися к ним приложениями.
Документы по личному составу и ограниченного пользования формируются отдельно.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Заявления, жалобы граждан и переписка по ним формируются в дела за календарный год, внутри дела – по номерам.
Переписка систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
Ведение личных дел осуществляется в порядке, установленным правовым актом Администрации района. 
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

3. Экспертиза ценности документов

138. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов в Администрации района проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
139. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Состав, функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются правовым актом Администрации района.
140. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется сотрудниками структурных подразделений и ответственными за делопроизводство. Результаты этой работы проверяются членами ЭК и рассматриваются на заседаниях комиссии.
141. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только по заголовкам дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
142. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел Администрации района; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре, как «При условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.
143. По результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 4 к настоящей Инструкции).
144. Отобранные к уничтожению документы измельчаются и передаются на переработку или уничтожаются путем сожжения.

4. Оформление дел

145. Дела Администрации района подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
146. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем отдела по контролю и делопроизводству и архивного отдела Администрации района.
147. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
148. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (Приложение 5 к настоящей Инструкции);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение 6 к настоящей Инструкции); 
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
149. Обложка дел оформляется по установленной форме (Приложение 7 к настоящей Инструкции). На обложках дел должны быть отражены следующие реквизиты:
полное название структурных подразделений (Администрации района);
индекс дела по номенклатуре (он проставляется и на корешке дела);
заголовок дела;
дата (год или крайние даты начала и окончания дела);
срок хранения;
количество листов;
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела по описи).
Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при формировании дел.
150. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела администрации района.
151. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
152. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5. Составление описей

153. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.
Описи на дела временного хранения (до 10 лет) не составляются.
154. Описи на дела постоянного и временного сроков хранения составляются каждым структурным подразделением, описи по личному составу составляются отделом управления персоналом.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации района, которую готовит отдел по контролю и делопроизводству.
155. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивным отделом Администрации района;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

6. Оперативное хранение документов и порядок передачи на постоянное хранение в архивный отдел Администрации района

156. С момента формирования и до передачи в архивный отдел Администрации района дела хранятся по месту их формирования.
Ответственность за сохранность документов и дел несут руководители структурных подразделений, исполнители и лица, ответственные за делопроизводство. 
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
157. Передача дел на постоянное хранение осуществляется по графику, составленному архивным отделом Администрации района.
158. В архивный отдел Администрации района передаются дела постоянного хранения по утверждённым описям после истечения 5 лет их использования в структурных подразделениях.
159. Приём каждого дела производится на основании акта приёма-передачи по установленной форме.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

Российская Федерация
Иркутская область
 ДУМА ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Р Е Ш Е Н И Е

	
Принято на ___ заседании Думы	
От _______________ № _______	«___»_____________20__г.	

Д У М А Р Е Ш И Л А:

Российская Федерация
Иркутская область
МЭР ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

От _______________ № _______

П О С Т А Н О В Л Я Ю:

Российская Федерация
Иркутская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

От _______________ № _______

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

Российская Федерация
Иркутская область
МЭР ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От _______________ № _______

Российская Федерация
Иркутская область
 АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От _______________ № _______

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА РАЙОНА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От _______________ № _______

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА РАЙОНА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

От _______________ № _______

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА РАЙОНА

666034, г. Шелехов, ул. Ленина, д. 15 
тел. (39550) 4-13-35 
факс. (39550) 4-12-43
E-mail: adm@sheladm.ru

От _________________ № _________

На №______________ от __________

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА РАЙОНА ПО УПРАВЛЕНИЮ СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРОЙ

666034, г. Шелехов, ул. Ленина, д. 15 
тел. (39550) 4-13-35 
факс. (39550) 4-12-43
E-mail: adm@sheladm.ru

От _________________ № _________

На №______________ от __________

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА РАЙОНА ПО ЭКОНОМИКЕ И ФИНАНСАМ

666034, г. Шелехов, ул. Ленина, д. 15 
тел. (39550) 4-13-35 
факс. (39550) 4-12-43
E-mail: adm@sheladm.ru

От _________________ № _________

На №______________ от __________

Российская Федерация
Иркутская область
ШЕЛЕХОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ ШЕЛЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

666034, г. Шелехов, ул. Ленина, д. 15 
тел. (39550) 4-13-35 
факс. (39550) 4-12-43
E-mail: adm@sheladm.ru

От _________________ № _________

На №______________ от __________

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

Образец листа согласования

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель Мэра района
Дата
Заместитель Мэра района по экономике и финансам
Дата 	подпись

подпись 	И.А. Иванов

       И.А. Иванов
	
Заместитель Мэра района по управлению социальной сферой
Дата	подпись	И.А. Иванов	
Глава муниципального образования, 
иные должностные лица органов 
государственной власти, органов 
местного самоуправления, организаций 
Дата 	подпись	И.А. Иванов	
Начальник правового управления 
Дата	подпись	И.А. Иванов	
Начальник финансового управления	подпись	И.А. Иванов	
Начальник управления по экономике
Дата	подпись	И.А. Иванов	
Иные руководители структурных подразделений, Администрации района
Дата

ИСПОЛНИТЕЛЬ	подпись	И.А. Иванов	
Руководитель структурного подразделения, 
подготовившего документ	подпись	И.А. Иванов	
	подпись	И.А. Иванов	
РАССЫЛКА

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

Образец 
оформления отчета структурного подразделения Администрации Шелеховского муниципального района

ОТЧЕТ
о работе отдела по контролю и делопроизводству
за III квартал _____ года

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра района 

__________________ А.И. Иванов
«______»__________ 20 ___года	УТВЕРЖДАЮ
Мэр Шелеховского муниципального района 
_________________ С.П. Петров
«______»__________ 20___ года

Образец
оформления плана структурного подразделения Администрации Шелеховского муниципального района

ПЛАН
 работы отдела по контролю и делопроизводству 
на январь _____ года

	УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Мэра района 
______________ А.И. Смирнов
«______»__________ 20___ года

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

Форма 
акта о выделении к уничтожению документов, 
не подлежащих хранению

Администрация Шелеховского
муниципального района	УТВЕРЖДАЮ
Мэр Шелеховского
муниципального района

«____» ________ 20___ года	

 АКТ 

от ___________№______
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, номенклатуры дел отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №__________________________________________________

№№
п/п

	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Коли-чество дел (томов, частей)	Сроки хране-ния дела (тома, части) и но-мера статей по пе-речню	При-меча-ние	
1	2	3	4	5	6	7	8	

								

Итого __________________________ дел за _____________________ годы
Описи дел постоянного хранения за _______годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного управления администрации Иркутской области (протокол от _________ №____)
Экспертизу ценности проводили:
Должность Подпись Расшифровка подписи 
Должность Подпись Расшифровка подписи 
«____» ______ 20___ года

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от _________________ 20___ года
Документы в количестве________________________________________дел
 (цифрами и прописью)

весом_______________________кг сданы в ___________________________
 (наименование организации)
на переработку по приемо – сдаточной накладной 
от «___»________20___. №_____

Должность работника 
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Должность Подпись Расшифровка подписи

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №______________

В деле прошито, пронумеровано__________________________листа (ов),
в том числе:
литерные листы__________________________________________________
пропущенные номера_____________________________________________
+листов внутренней описи_________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	№№ листов	
1	2	

(Должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_____

№
П№ п/п	
Индекс
документа	
Дата документа	
Заголовок документа	
Номера
листов дела	
Примечание	
1	2	3	4	5	6	

	

Итого ________________________________________________документов
 (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи________________________________
 (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка 
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела

Дата

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шелеховского 
муниципального района

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Архивный отдел Администрации Шелеховского муниципального района
 
Управление по экономике
Администрация Шелеховского 
муниципального района

Отчеты, обзоры социально-экономического развития 
Шелеховского района
2017 год

 На 143 листах
 Хранить постоянно

 Фонд Р-34
 Опись № 1
 Ед.хр. - 

Правовое управление
Администрация Шелеховского муниципального района

ДЕЛО № 03-23
Переписка о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера с прокуратурой 
2016 год

5 лет ЭПК
Ст.192