Передано на хранение

В представлении многих из нас архив – это просто хранилище деловых бумаг и документов. Быть может, пригодятся когда-нибудь для потомков. И жизнь там течет неспешно среди перекладываемых пыльных бумаг. О том, как работает архивный отдел администрации Шелеховского района, рассказывает начальник отдела Лариса Михайловна Любочко.

- Вопреки сложившимся стереотипам, современный архивный отдел – это учреждение с хорошо подготовленными специалистами. Жизнь сотрудников архивного отдела предельно насыщена делами. Например, нам ежемесячно приходится перерабатывать в среднем до 500, а то и более документов, только для того, чтобы ответить на запросы жителей района, которые часто обращаются к нам за помощью при оформлении земли или недвижимости. Только за первое полугодие в архив обратились 1546 человек, на запросы которых наши сотрудники готовили ответы. Для этого им пришлось переработать 3 564 документа. Также интересует социально-правовая информация и запросы по земле. Мы готовим и выдаем архивные справки и архивные копии. Мы изготовили около двух тысяч архивных копий и почти полторы тысячи выдали справок. Вот эти запросы в архив и подготовка архивных документов составляют львиную долю нашей работы.

- Лариса Михайловна, какие направления в работе архивного отдела есть еще?
- Подготовка по запросам научной информации с использованием документов, организационная работа, формирование архивного фонда, обеспечение сохранности и государственного учета документов. А также организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве организаций.
Например, в феврале-марте проведена паспортизация 30 организаций и предприятий, в том числе 4 федеральных, 24 муниципальных и 2 акционерных общества. Сегодня 16 организаций уже заполнили паспорта архивов.
В первом полугодии 2009 года представлены на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области описи дел управленческой документации от 11 организаций на 187 дел постоянного хранения и 756 единиц хранения по личному составу.
Постоянно ведется методическое руководство и контроль за делопроизводством и работой ведомственных архивов. В Шелеховском городском суде, администрациях Олхинского и Шаманского поселений проведены тематические проверки. Даны рекомендации по устранению обнаруженных недостатков.
В течение полугодия проводилась проверка и согласование номенклатур дел Думы и администрации г. Шелехова, сельских поселений, ЦББУ, отделения по г.Шелехову Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №1 по Иркутской области, Центра занятости населения города Шелехова, отделения по г.Шелехову Управления Федерального казначейства по Иркутской области, администрации Подкаменского сельского поселения, Шелеховского городского суда, «ОАО «Иркутсккабель», МАУ СОЛ «Орленок», детского дома №4.
Работники архивного отдела постоянно оказывают методическую помощь по формированию дел в ликвидирующихся предприятиях, а также организациях, расположенных на территории района. В их числе и промышленные предприятия: ОАО «Шелеховский хлебозавод», ООО «Экология», ОАО «Восточно-Сибирский завод ЖБК».
Для ликвидированного предприятия «ООО ИРКАЗ-ФИНИНВЕСТ» проведены консультации по оформлению документов по личному составу, а также составлена историческая справка.

- В чем заключается организационная работа сотрудников архивного отдела?
- Мы уже говорили, насколько необходима обыкновенным гражданам, предприятиям и учреждениям работа нашего отдела. Организационная деятельность также нацелена на это. Всего лишь два примера. В феврале мы заключили соглашение с многофункциональным центром по оказанию государственных и муниципальных услуг о сотрудничестве для ускорения исполнения запросов граждан, оформляющих документы на право собственности. Продолжаем работу по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, в компьютер внесли новые образцы архивных бланков. Работники отдела изучали методическую литературу, законы и нормативно- правовые акты, касающиеся архивной деятельности.

- И все же назначение архивов – сохранность и государственный учет документов.
- Да. И в первую очередь для того, чтобы они могли служить людям. Здесь сотрудники архивного отдела администрации Шелеховского района проводят все необходимые мероприятия.
За полугодие нами принято 184 дела постоянного хранения от пяти организаций. Также принято на хранение 189 дел по личному составу от ликвидированных предприятий - ООО «Экология» и «ИРКАЗ ФИНИНВЕСТ». Во все учетные документы внесены записи в связи с изменением количества дел.
В течение первого полугодия 2009 года велась каталогизация фондов Р-2 «Исполком Шелеховского городского Совета народных депутатов». Составлено 152 карточки на 8 единиц хранения.
В поисковую систему внесены сведения по земельным участкам по фондам Р-4 «Исполком Шаманского сельского Совета народных депутатов» за 1955-91 годы, Р-32 «Шаманская сельская администрация» за 1992-2005 годы, Р-31 «Администрация поселка Большой Луг» до апреля 2000 года. Всего по 43 делам внесено 253 записи. С помощью учащихся ПУ-20, проходящих практику на базе архивного отдела, составлен в электронном виде Реестр решений Думы Шелеховского муниципального района за 1994-2005 годы и направлен в правовое управление.

- Действительно, работа архива – это сложная система со многими составляющими, о которой интересно было узнать…
- Мы тоже так считаем, а потому работники архивного отдела не просто используют, а пропагандируют архивные документы. Проводим мы и дни открытых дверей. Все желающие, посетив архив, могут ознакомиться с условиями, в которых «живут» самые важные документы Шелеховского района. Пройти по архивохранилищам и увидеть своими глазами, в каких условиях хранятся документы, переданные на вечное и долговременное хранение, а также подержать их в руках.