Хранители истории

Почти семь с половиной тысяч документов было обработано сотрудниками архивного отдела в минувшем году для предоставления ответов, выдачи архивных справок, изготовления копий по запросам жителей Шелеховского района.

В архивный отдел чаще всего обращаются с запросом подтверждения стажа для льготного пенсионного обеспечения, заработной платы, в связи с награждением, усыновлением, по земельным вопросам. По словам начальника архивного отдела Любови Михайловны Любочко, в течение последних пяти лет количество документов для исполнения запросов выросло почти на треть. При этом сотрудники архивного отдела отвечают на обращения заявителей сразу, а если вопросы требуют дополнительного изучения и проработки, то в течение 15 дней. Много времени затрачивается на поиск сведений о заработной плате, правоустанавливающих документов по отводу земельных участков, сдаче объектов в эксплуатацию, т.к. заявители не всегда владеют информацией, которая позволила бы быстро найти необходимый документ.
В прошлом году работники архивного отдела оказывали методическую помощь по составлению исторических справок и поиску правоустанавливающих документов для них, экспертизе ценности, формированию и обработке дел в организациях - источниках комплектования, предприятиям, находящимся в стадии ликвидации, а также другим организациям, расположенным на территории района. Всего проведено 146 консультаций.
На сегодняшний день в архивном отделе числится 76 фондов – это 23,5 тыс. единиц хранения. Для дальнейшего формирования Архивного фонда в 2010 году экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области представлены описи дел постоянного хранения и по личному составу от 30 организаций. Паспортизация этих организаций была проведена сотрудниками архивного отдела еще в начале минувшего года. Согласованы описи дел по личному составу 10 ликвидированных предприятий
Отделом осуществляется тесное взаимодействие с ОГУ «Многофункциональный центр по оказанию государственных и муниципальных услуг» по исполнению запросов граждан, оформляющих документы на право собственности. В прошлом году было исполнено 94 запроса, поступивших от МФЦ.
В архивное дело пришли современные технологии. Для большей эффективности работы информация с бумажных носителей заносится в программу «Архивный фонд» и «Поисковую систему».
Обеспокоенность вызывает активное использование бумажных документов, что приводит к их ветшанию, встречаются документы с угасающим текстом и другими дефектами, требующими восстановительных работ. Поэтому сотрудниками архива в течение года изготовлены страховые копии на 5 единиц хранения «Администрация села Баклаши». В связи с большим количеством запросов по документам фонда «Администрация посёлка Большой Луг» создано 6 страховых копий на наиболее востребованные дела, что позволило реже использовать подлинники.
На 2011 год определены приоритетные задачи, которые улучшат сохранность документов, снизят количество отрицательных ответов и повысят информационное обеспечение.