Более двух с половиной тысяч документов было обработано сотрудниками архивного отдела

Более двух с половиной тысяч документов было обработано сотрудниками архивного отдела администрации района для исполнения поступивших во втором квартале 2013 года запросов граждан и юридических лиц.

В своём сообщении начальник архивного отдела Лариса Любочко отметила, что за этот период в отдел поступило 504 обращения от граждан и 257 – от юридических лиц. Вопросы организации работы отдела обсуждались на планерном совещании мэра района. Как сообщила Лариса Любочко, большая часть обращений касается изготовления архивных копий и справок, а подавляющее число запросов – землепользования.

В соответствии с планом мероприятий по снижению административных барьеров и коррупционных рисков архивный отдел взаимодействует с МФЦ при исполнении запросов граждан, оформляющих документы на право собственности. Так, за второй квартал исполнено 6 запросов. Для организации защищённого электронного документооборота между Управлением ПФР и отделом исполнено и направлено по электронному ресурсу 196 архивных справок.

Чтобы копии документов можно было получать вовремя и в хорошем качестве, работники архивного отдела систематически проводят следующие мероприятия: поддержание в хранилищах температурно-влажностного режима, влажная уборка и проветривание, удаление пыли с документов, фиксирование показаний влажности и температуры воздуха специальным прибором в журнале.

Во втором квартале текущего года работниками отдела на хранение принято 108 дел от Думы и администрации Шелеховского района, Думы и администрации Подкаменского сельского поселения и Думы и администрации Шаманского сельского поселения и 6 дел по личному составу. Все поступившие бумаги проверены, зашифрованы, установлены в архивные короба на металлические стеллажи, а в учётные документы внесены изменения. Нужно отметить, что в сравнении с прошлым годом в два раза возросло количество поступивших дел постоянного хранения (108 против 54 в 2012 году).

В целях дальнейшего формирования архивного фонда во втором квартале экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области на утверждение представлены описи 142 дел постоянного хранения 9 организаций, на согласование – 598 дел 9 организаций.

Одной из важных задач, стоящих перед архивным отделом, является создание информационно-поисковых систем с внесением информации из архивных документов. Так, в базу «Исполком» занесены сведения из фонда «Исполком Шелеховского городского Совета депутатов трудящихся»: решения исполнительного комитета за 1970 год из 28 дел. В поисковую систему внесена 291 запись из 3 дел, в базу данных «Архивный фонд» введено 96 вновь поступивших дел.

Работа отдела направлена на сохранение, пополнение, учёт и использование документов архивного фонда Шелеховского района, комплектование фондов документами по личному составу ликвидированных предприятий, своевременное исполнение запросов, поступающих в архив и удовлетворение потребностей органов государственной власти и местного самоуправления в получении архивной информации.