На планерном совещании мэра района.

43 дела постоянного хранения принято в 3 квартале на хранение в архивный отдел от 4 организаций: Территориальной избирательной комиссии, Администрации Шелеховского городского поселения, Думы Большелугского городского поселения и редакции газеты «Шелеховский вестник».

Составлена историческая справка и опись за 1958-1996 годы на 641 единицу хранения «ЖКХ ИркАЗа». Эти документы так же приняты на хранение.

Обсуждение вопросов организации архивного дела состоялось на этой неделе на планерном совещании мэра района. Как рассказала начальник архивного отдела Лариса Любочко, в третьем квартале проведена экспертиза ценности 50 дел треста столовых и 29 дел АООТ «Строймонтаж». Все дела отреставрированы. 29 дел, касающихся работы во вредных условиях труда АООТ «Строймонтаж», выделены в опись.

В целях дальнейшего формирования Архивного фонда в 3 квартале 2013 года экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области представлены на утверждение описи дел постоянного хранения 5 организаций-источников комплектования на 71 дело, на согласование от 5 организаций –источников комплектования на 394 дела по личному составу.

Постоянно ведется методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и работой ведомственных архивов.

Кроме того, работники архивного отдела ежеквартально проводят проверки наличия и состояния дел, условий хранения документов в организациях источниках комплектования. В основном выявлены замечания по оформлению документов, некачественной экспертизе ценности дел. В 3 квартале проверены, документы, внесенные в опись дел постоянного хранения в ООО «Иркутсккабель». Все дела по 2011 год имеются в наличии, полностью обработаны и подготовлены к передаче на хранение в архив.

Одна из важных задач архивного отдела – создание информационно-поисковых систем и внесение в них информации из архивных документов. Так, в третьем квартале в базу «Исполком» внесены решения Совета и исполнительного комитета за 1971 год из 6 дел. В «Поисковую систему» внесено 4059 записей об отводе земельных участков, в базу данных «Архивный фонд» введены дополнения к историческим справкам и сведения на 140 вновь поступивших дел. Итого на 1 октября 2013 года введено: 89 фондов, 120 описей, 27946 единиц хранения, т.е 100% от общего объема.

На 50% по сравнению с прошлым годом возросло исполнение социально-правовых запросов, поступивших от граждан в 3 квартале 2013 года, и составило 402 запроса. А вот количество запросов от организаций в 3 квартале, напротив, несколько уменьшилось. И составило 141 против 190 в прошлом году. Сократились и тематические запросы. Их в 3 квартале было 183, А в 2012 году – 244.

Для того, чтобы ответить на все поступившие от граждан и из организаций обращения, архивным отделом было проработано 1822 документа, в прошлом году предварительно обработано было 1526 документов.

Для удобства обращающихся граждан часть запросов проходит через многофункциональный центр, в котором жители могут получить целый ряд информации и документов по системе «одного окна». Так, за отчетный период архивным отделом осуществлялось взаимодействие с МФЦ по исполнению запросов граждан, оформляющих документы на право собственности. За 3 квартал исполнено 10 запросов. В целях организации защищенного электронного документооборота между Управлением Пенсионного Фонда России и архивным отделом, исполнено и направлено по электронному ресурсу 113 архивных справок. К тому же исполняются справки на бумажных носителях для других регионов, которые приходят через УПФР.

Большой объем работы был проведён для подготовки методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». По документам личного состава, хранящимся как в архивном отделе, так и в источниках комплектования, начиная с 1953 года, подготовлена информация по категориям организаций, составу и виду документов, их количеству и хронологическим периодам.

Работа архивного отдела была направлена на сохранение, пополнение учет и использование документов Архивного фонда Шелеховского района, комплектование фондов документами по личному составу ликвидированных предприятий, своевременное исполнение запросов, поступающих в архив, удовлетворение потребностей органов государственной власти и местного самоуправления в получении архивной информации.